Atenție, antreprenori! Din 2024, sistemul e-Factura a devenit obligatoriu pentru toți cei care emit facturi. Această schimbare importantă necesită alegerea unui program de facturare adecvat, care să faciliteze tranziția și să asigure respectarea legislației.
e-Factura în România, a devenit un subiect important în contextul conformității fiscale și al digitalizării administrației publice. Sistemul național de facturare electronică a fost introdus pentru a reduce evaziunea fiscală și pentru a simplifica procedurile fiscale pentru întreprinderi.
Ce este e-Factura?
E-factura, sau factura electronică, este un document digital care servește aceluiași scop ca și o factură pe hârtie. Ea atestă faptul că un serviciu sau produs a fost livrat și confirmă suma pe care clientul urmează să o plătească.
Un program de facturare eficient nu doar că simplifică procesul de emitere a facturilor, dar și asigură o evidență clară și organizată a tranzacțiilor financiare. De la facturarea corectă a clienților până la gestionarea inventarului și raportarea fiscală, un astfel de software poate îmbunătăți considerabil fluxul de lucru și poate preveni erorile costisitoare.
În plus, utilizarea unui program de facturare poate reduce timpul alocat sarcinilor administrative, permițându-ți să te concentrezi pe aspectele strategice ale afacerii tale.
Alegerea unui program de facturare potrivit cu funcții e-Factura integrate
Pe piața există mulți furnizori de servicii de e-factură, oferind soluții variate pentru diferite tipuri de afaceri. Este esențial să alegi un furnizor care poate integra soluția sa cu sistemul tău de contabilitate existent și care oferă asistență tehnică în mod constant. Cercetează opțiunile disponibile și alege soluția care corespunde cel mai bine nevoilor tale.
Generarea și transmiterea automată a facturilor electronice – Programul ar trebui să poată genera facturi online conform formatului standard SPI și să le transmită automat către platforma ANAF.
Validarea facturilor electronice – Programul ar trebui să poată valida facturile electronice primite pentru a se asigura că respectă cerințele tehnice și juridice.
Stocarea facturilor electronice – O soluție sigură pentru stocarea facturilor electronice emise și primite pe o perioadă de cel puțin 10 ani.
Urmărirea stării facturilor – Ar trebui să ofere o modalitate de a urmări starea facturilor electronice, cum ar fi livrate, acceptate sau respinse.
Securitate și protecția datelor – Securitatea informațiilor este crucială atunci când gestionezi date financiare sensibile. Asigură-te că programul de facturare oferă măsuri adecvate de securitate, cum ar fi criptarea datelor și autentificarea cu doi factori.
Suport tehnic și actualizări – Alege un program de facturare care oferă suport tehnic eficient și actualizări regulate pentru a te asigura că rămâi în conformitate cu legislația și că beneficiezi de cele mai recente funcționalități și îmbunătățiri.
Care sunt pașii pentru implementarea programului?
Spre deosebire de factura online simplă, emisă și trimisă prin email în format PDF, e-Factura este un document fiscal electronic, emis și transmis într-un format electronic structurat de tip XML.
Implementarea e-facturii în afacerea ta implică o serie de pași:
1. Obține un certificat digital – Un certificat digital este necesar pentru a semna electronic e-facturile. Certificatele digitale pot fi obținute de la furnizori autorizați de către ANAF.
2. Alege un software de facturare electronică – Există o gamă largă de programe de facturare electronică disponibile pe piață. Asigură-te că alegi un program compatibil cu RO e-Factura și care se potrivește nevoilor specifice ale afacerii tale.
3. Configurează software-ul de facturare electronică – Conectează software-ul de facturare electronică la RO e-Factura și configurează-l pentru a genera e-facturi conform standardelor specifice.
4. Instruiește personalul – Asigură-te că personalul implicat în emiterea și recepționarea facturilor este instruit cu privire la utilizarea software-ului de facturare electronică și a procedurilor RO e-Factura.
5. Testează sistemul – Testează sistemul de facturare electronică pentru a te asigura că funcționează corect.
Este important să evaluezi cu atenție caracteristicile fiecărui program și să alegi unul care se potrivește cel mai bine nevoilor specifice ale afacerii tale. De asemenea, este recomandat să soliciți o demonstrație gratuită sau o versiune de probă pentru a testa programul înainte de a lua o decizie finală.
